Data File Delivery (DFD)
Обзор проекта
DFD (Data File Delivery) — внутренний административный инструмент, разработанный для замены нескольких разрозненных систем единым централизованным решением. Продукт автоматизирует доставку критически важных файлов, включая инструкции к медицинскому оборудованию, сервисные уведомления и обновления. Доставка осуществляется как по подписке, так и по запросу, в зависимости от сценария использования.
Основная задача
Команды поддержки работали с набором устаревших и несвязанных инструментов, частично выполняя рассылки вручную. Процессы были повторяющимися, подверженными ошибкам и сложными в поддержке, с отдельными потоками настройки для продуктов и клиентов и ручным связыванием коммуникаций. Задача заключалась в том, чтобы объединить эти процессы в единый инструмент, способный поддерживать широкий спектр сценариев доставки при жёстких ограничениях по времени и бюджету.
Моя роль
Я выступала в роли единственного UX-дизайнера и вела проект end-to-end. В тесном сотрудничестве с product manager и ключевыми внутренними пользователями я анализировала существующие рабочие процессы, выявляла проблемные зоны и проектировала архитектуру единого приложения. В зону моей ответственности входили картирование рабочих процессов, разработка информационной архитектуры и модели данных, а также проектирование взаимодействий с фокусом на минимизацию времени обучения и операционных затрат.
Решение
Мы разработали единое приложение, которое объединяет управление подписками, пользовательскими группами, графиками коммуникаций и лендинг-страницами в одной системе. Важной частью решения стало переосмысление процесса настройки как гибкой, нелинейной системы, в которую пользователи могут входить и вносить изменения на любом этапе. Централизация данных и автоматизация назначения коммуникаций на уровне продукта позволили устранить ручные операции и гарантировать, что нужные пользователи всегда получают соответствующие обновления.
Ключевые UX-решения
Внедрение drop-in навигации, позволяющей пользователям начинать настройку или вносить изменения на любом этапе рабочего процесса.
Проектирование групп пользователей и коммуникаций, которые могут быть связаны с несколькими продуктами.
Переход от линейных структур one-to-many к гибкой круговой модели данных many-to-many.
Интеграция встроенных коммуникаций с клиентами, включая планирование сообщений, для сокращения задержек и упрощения процессов поддержки.
Фокус на ясности и простоте интерфейса с целью минимизировать время обучения пользователей.
Инструменты:
Figma: для создания макетов и прототипов.
FigJam: для совместной работы, сбора идей и анализа интервью с пользователями.
Microsoft Loop: для ведения документации, координации команды и организации рабочего процесса.
Системная архитектура
Ключевой особенностью нового инструмента стало внедрение модели many-to-many и групп как отдельных объектов. Возможность объединять получателей в группы позволила выстроить единый рабочий процесс по цепочке «инструменты → сообщения / группы сообщений → группы пользователей → инструменты» вместо прежних разрозненных связок. В старой системе эти потоки существовали отдельно друг от друга, группы создавались заново в каждом сценарии и использовались только в рамках конкретной настройки. На финальном этапе все элементы приходилось связывать вручную.
В новом решении был реализован циклический процесс настройки. Администраторы могут создавать группы пользователей и группы сообщений, связывать их между собой и использовать на протяжении всего жизненного цикла инструмента, а также обновлять состав групп без необходимости изменять другие настройки. Новая архитектура сократила количество ошибок и упростила планирование коммуникаций. Централизация данных в одном приложении позволила назначать коммуникации на уровне продукта и автоматически доставлять обновления нужным пользователям без ручного вмешательства.
Диаграммы оригинального и нового процессов
Прототип DFD
Прототип DFD предполагает добавление нового инструмента как отдельной функции к существующему админ-порталу. Через навигацию пользователь может выбрать объект, с которого хочет зайти в инструмент. Далее пользователь может создавать сообщения, формировать группы и разрабатывать лендинги в удобной последовательности, работая в едином рабочем пространстве. Процесс спроектирован как гибкий, цикличный поток, позволяющий в любой момент начинать, корректировать или возвращаться к любому этапу. Каждый элемент функционирует автономно и может быть привязан к продукту или отсоединён от него по мере необходимости. Такой подход существенно упрощает и ускоряет настройку кампаний.